東光電気工事／ペーパーレス化で保有紙文書7割減、打ち合わせスペースなど創出

東光電気工事が全社で取り組んでいるペーパーレス化が浸透してきた。2022年12月時点で全社保有の紙文書量が21年8月時点と比べ、約7割の削減を達成。個人保有の紙文書量は約半分に減らすことができている。紙を削減することによる業務効率化や、時間と場所にとらわれない働き方の実現を目指す。
同社は紙文書を減らすプロジェクト「文書管理改善PJ～紙も電子もスッキリ大作戦」を22年4～12月に実施した。▽全社の紙文書量を70％削減▽個人の紙文書量（袖机）を50％削減▽全社共通の文書管理を維持するための適切なルールの構築－の三つを目標に掲げた。コンサルタントはコニカミノルタジャパンが担当した。
全社の紙文書量の削減率は70・6％。中でも北海道支社、九州支社は約80％の削減を達成した。個人の紙文書量は54・7％の削減率となった。東京都千代田区の本社は、9割以上の部門が50％以上削減した。支社平均は47％以上で、目標値の50％に近い削減結果となった。今後は現場部門の個人文書を中心に削減することで目標達成を見込む。
電子化した後に廃棄する文書も同時に選定。廃棄できない文書の中には、紙での保存義務がない文書が多く存在していたという。電子化によって検索性や閲覧性が高まり、より効率的に文書を取り扱えるようにしていく。
削減活動で不要になったキャビネットを廃棄し、新たな打ち合わせスペースを確保した。袖机を削減できたことでフリーアドレスを一部で導入した。社内コミュニケーションの活性化と、キャビネットや書類の廃棄を促すことで社員一人一人の文書管理の意識定着を図っていく。
同社は今後、プロジェクト成果を踏まえ、23年4月から文書管理ルールの運用開始を目指す。文書管理の是正ポイントを洗い出し、文書を電子化。クラウドや文書管理システムの検討なども進める。

紙文書のペーパーレス化前

九州支社では紙文書を削減したことでウェブミーティングスペースを創出（東光電気工事提供）
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